記録保持ポリシーの作成と維持は、少し時間がかかるタスクの 1 つですが、多くの時間を節約でき、後で混乱することもありません。 これは基本的に、紙の文書やデジタル記録を含むすべての機密情報の処理方法について、組織内の全員が同じページにいることを確認する方法です。 記録保持ポリシーを設定することで、新しい記録の作成からデータ破壊サービスによって細断処理またはその他の方法で破壊されるまで、企業データを保護するために取るべき手順を全員が明確に把握できます。
多くのファイルを調べようとしている人は、データのコンプライアンスについて疑問を持っています。 一部の場所および一部の業界では、データ コンプライアンス法により、組織は一定期間ファイルを保持する必要があります。 しかし、健康記録や財務記録を扱っていない企業であっても、従業員が機密ファイルを保持または削除する必要があるかどうか疑問に思うたびに答えを探して時間を無駄にする必要がない限り、基本的な記録保持ポリシーを導入する必要があります。 特定の記録の引き渡しが必要な法的措置や監査に関与したことがある場合は、記録の保持と管理に対して明確で一貫したアプローチを採用することも役立ちます。
記録保持ポリシーはどのようなものですか?
記録保持ポリシーは、長文または複雑な文書である必要はありません。 いくつかのコア要素を含める必要があるだけです。 保持ポリシーの最初の重要な要素は、レコード タイプのリストと、各タイプを保持する必要がある最小時間です。
財務諸表や税務書類などは永久に保管する必要があるものもありますが、給与記録や請求書などの多くのビジネス文書は 3 ～ 7 年後に破棄できます。 電子メールや PDF などのコンテンツの保持スケジュールが紙のドキュメントと同じであることを明確にすることで、デジタル記録も処理されるようにします。 (IT を管理する担当者に相談して、ビジネスでのデジタル情報の管理方法と保持方法がポリシーに正確に反映されていることを確認してください。)
ポリシーの特定のタイムラインに影響を与える可能性のある業界固有のデータ コンプライアンス法の対象とならない場合は、オンラインでサンプル レコード保持ポリシーを参照してガイダンスを得ることができます。 適用されるデータ コンプライアンス ルールを知っているだけでなく、責任を負う可能性のあるものを無視していないことを確認するために、常に弁護士に確認することをお勧めします。
データ破壊サービスの適合性
「記録の保持と破棄に関するポリシー」は、このドキュメントのより正確な名前かもしれません。 ビジネスが記録を保持する必要がなくなったら、ポリシーは記録を削除するための適切な手順に対処する必要があります。
古い紙やデジタルの記録を長時間保持すると、保管スペースが占有され、混乱が生じ、本当に必要な文書を見つけるのが難しくなる可能性があります。 レコードが役に立たなくなったら (ポリシーのスケジュールに従って)、安全に破棄する必要があります。 従業員がデータを処理するときにデータ コンプライアンスとデータ セキュリティが損なわれないように、ポリシーでデータ破壊のベスト プラクティスに対処します。
同様に、データの破棄は、記録保持ポリシーの長いまたは複雑な部分である必要はありません。 ポリシーのこの部分で対処する必要がある主な要素は次のとおりです。
組織内のデータ破壊の問題を監督する責任者の部署または役職。
さまざまな種類のファイルを保持する期間に関する情報。
古くなった紙文書の破棄方法に関する情報 (データ破棄サービスによるシュレッダー)。
ハード ドライブなどの古いデータ ストレージ デバイスを破棄する方法に関する情報 (理想的には、これらはデータ破棄サービスによって細断処理する必要があります)。
電子メールやその他のデジタル記録がシステムから削除される頻度に関する情報 (IT スタッフの指示により)。
進行中の法的手続きまたは監査に関連する記録が破棄されないことを確認します (弁護士の指示により)。
データ破壊に関するセクションを含む記録保持ポリシーを完了したら、組織内の全員がコピーを取得するようにしてください。 リモート ワーカーであっても、機密データを保護するためのベスト プラクティスをビジネス レコードにアクセスできるすべての人が認識できるように、保持ポリシーについてトレーニングする必要があります。